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En el tratamiento de los datos personales, Legis aplicará los principios que se definen a continuación, los cuales conforman las reglas a seguir en cuanto al manejo, uso, tratamiento, transferencia, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

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LEGIS, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y con el fin de ejecutar adecuadamente sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores, accionistas, acreedores y deudores.

Igualmente, LEGIS* protege la privacidad de los datos sensibles de los titulares de la información., entendiendo estos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5.1. Tratamiento de Datos.
De acuerdo con los límites establecidos por la ley, LEGIS* deberá tener en cuenta:

5.1.1. El titular de los datos otorgue su autorización expresa para realizar el tratamiento de los mismos, salvo, en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización.
5.1.2. El tratamiento sea ineludible, a fin de velar por el interés vital del titular de los datos cuando éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
5.1.3 El tratamiento se efectúe en razón de actividades legítimas y con las respectivas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otra entidad sin ánimo de lucro, que tenga finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, siempre y cuando solamente hagan referencia a sus miembros o a las personas que mantengan contacto regular por razón de la finalidad. En este caso, los datos sólo se pueden enviar a terceros con autorización del titular.
5.1.4 En caso de solicitud por parte de entidades públicas los datos sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5.1.5 Implementar las medidas necesarias cuando el tratamiento de datos tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.



5.2. Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.

El tratamiento de este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes queda prohibido en la Compañía salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos de responder y respetar los derechos fundamentales y el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
En virtud de lo anterior y en caso de que Legis llegare a tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes, incluidos datos sensibles, deberá contar con autorización expresa de sus padres o representantes legales.
En el evento en el que un menor suministre sus datos sin presencia de sus padres, Legis utilizará la información recaudada del menor para contactar al padre o tutor para obtener la respectiva autorización de éste. Si no es posible contactarlo dentro de 5 días hábiles o no se obtiene la autorización por parte del padre o del tutor, Legis procederá a eliminar la información del menor de las bases de datos de la compañía.

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Se establecen los siguientes fines para el tratamiento de la información personal según el perfil y/o rol.

6.1. Generales
a. Procesamiento y administración de los datos como cliente o usuario de LEGIS*
b. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros Información de nuevos lanzamientos de productos y/o beneficios.
c. Información adicional que beneficie la operación y/o manipulación de nuestros productos en caso de inconvenientes o fallas.
d. Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado.
e. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
f. Atender solicitudes, quejas o reclamos
g. Enviar comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de LEGIS*, noticias e información útil para el ejercicio profesional, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.
h. Fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información, investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
i. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales, a terceros países para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la SIC sobre la materia.
j. Uso para asuntos de seguridad y protección al interior de las instalaciones de la compañía.
k. Envío de correspondencia
l. Usar en fines legales, administrativos y comerciales
m. Reporte a entidades de control
n. Usar para fines comerciales los correos electrónicos, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o cualquier medio análogo o digital de los titulares.
o. uso y tratamiento de mis derechos de imagen para incluirlos sobre fotografías; procedimientos análogos a la fotografía; producciones Audiovisuales (Videos); así como de los Derechos de Autor; los Derechos Conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de imagen.


6.2. Específicas
a. Accionistas y Junta Directiva: Atención, control, almacenamiento, aseguramiento, comunicación, acreditación, capacitación, registro, tramitación, procesamiento, autorización, consolidación, análisis de actividades y estrategias en las cuales se relacionan con las compañías LEGIS*.
b. Empleados, candidatos, funcionarios y /o pensionados: Comunicación, almacenamiento, capacitación, registro, procesamiento, autorización, consolidación, análisis, reporte e informaciones y actividades en las cuales se relacionan con las compañías LEGIS*.
c. Contratistas y sus empleados: Registro, almacenamiento, consolidación, formalización, ejecución de contratos, difusión y control de la información en la cual se relacionan o vinculan con las compañías LEGIS*.
d. Clientes y proveedores: Comunicación, almacenamiento, registro, actualización, mercadeo, relacionamiento, acreditación, atención, aseguramiento de la información o actuación relacionada con las compañías LEGIS*

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LEGIS* en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado con las normas que reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen.
7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LEGIS* salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
7.3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud del titular, respecto del uso dado a sus datos personales.
7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen, modifiquen, supriman o deroguen.
7.5. Revocar en cualquier momento la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que, en el proceso de Tratamiento de la información, LEGIS* ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que voluntariamente decidió compartir con LEGIS*, que hayan sido objeto de tratamiento.

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LEGIS* podrá negar el acceso total o parcial a los datos personales o la realización de la rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos personales, en el evento en que el solicitante no sea el titular o su representante debidamente acreditado; cuando se lesionen los derechos de un tercero; cuando la rectificación haya sido previamente realizada, cuando no se encuentren datos personales del solicitante en las bases de datos de la sociedad; cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad. Conforme a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la sociedad no estará obligada a suprimir los datos personales ni a acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización cuando se cumplan los presupuestos allí establecidos.

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Todo tratamiento que LEGIS* haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

9.1. Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c. Los derechos que le asisten como titular;
d. La identificación, dirección física o electrónica del responsable del tratamiento.

9.2. Personas a quienes se les puede suministrar la información
La compañía podrá suministrar la información a las siguientes personas:

a. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o de orden judicial;
c. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

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• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen o reformen, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar, mediante el medio de comunicación disponible y más expedito, lo pertinente al encargado del tratamiento.
  
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  
• Informar, a través de los medios de comunicación disponibles y más expeditos, al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  
  
  10.2. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de la información.
  
• Garantizar al titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  
• Conservar la información bajo las condiciones amparadas en las siguientes Políticas de LEGIS*:
  
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• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
  
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de su recibo.
  
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
  
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
  
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
  
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  
  PARáGRAFO. – En caso de que cualquier trabajador o directivo de Legis, incumpla con las obligaciones señaladas en la presente Política, Legis podrá iniciar las sanciones civiles, disciplinarias o penales correspondientes en contra del infractor.

11. Atención de peticiones, consultas y reclamos

11.1. Área Competente.
LEGIS* atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización que había otorgado a LEGIS* frente a sus datos personales, las áreas responsables en la compañía para dar atención son:

• Servicio al Cliente, para peticiones quejas y/o reclamos
  
• Oficina Jurídica, para derechos de petición
  
  
  11.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de la información
  Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la Compañía, solicitar corrección, actualización o supresión o reclamo. Sus derechos podrán ser ejercidos a través de:
  
  
• Envío de correo electrónico a notificacionesprivacidad@legis.com.co
  
• Comunicación telefónica, en la ciudad de Bogotá (Colombia) al teléfono (+571) 4255200.
  
  11.3. Término para obtención de respuesta
  Luego de recibida la solicitud por los medios establecidos, LEGIS* tendrá diez (10) días hábiles (Desde la recepción del requerimiento) para dar contestación al titular de la información que allegue solicitud alguna a la compañía. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  

12. Seguridad de los datos personales

LEGIS*, en aplicación al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. LEGIS* no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.

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Legis podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando:

• Se trate de contratistas en ejecución de cualquier tipo de contratos para el desarrollo de las actividades de la sociedad.
  
• Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
  

• Los alcances y finalidades del tratamiento.
  
• Las actividades que el encargado realizará en nombre de la sociedad.
  
• Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y la compañía.
  
• El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
  
• La obligación del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
  
• Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por la sociedad como por el encargado de los datos en su lugar de destino.
  

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La Política de Tratamiento de datos personales, rige a partir del 22 de junio de 2017 y estará bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales Compañía.

15. Terminación

Con el fin de que éste servicio sea una fuente valiosa de información, recibiremos sus comentarios y sugerencias a través de qfgtz.friendlybeacon.com, correo electrónico a notificacionesprivacidad@legis.com.co o llamada telefónica en la ciudad de Bogotá al (+571) 4255200 o desde cualquier parte del país al 01-8000912101 – 01-8000-510888.